Tempo de armazenamento de documentos pode chegar a até 30 anos, como é o caso do FGTS.
Os escritórios contábeis são os que mais produzem papéis diariamente. Notas fiscais, recibos de pagamentos dos clientes e extratos bancários são apenas alguns dos documentos gerados e que se acumulam com o tempo dentro do setor.
Todos os documentos contêm informações importantes e que precisam ser armazenadas de forma correta para evitar extravios, perdas, danos ao documento e, principalmente, facilitar o acesso em caso de solicitação.
Caso a guarda de documentos seja feita de forma desorganizada, a empresa ou escritório terá como consequência diversos prejuízos, entre eles a insatisfação do cliente e o vazamento de informações. Uma situação como essa pode causar, inclusive, processos judiciais.
Para te ajudar a saber por quanto tempo você deve armazenar esses papéis no seu escritório contábil, preparamos uma lista com os principais documentos municipais, estaduais e federais e respectivos prazos. Confira.
| Documentos municipais | |
| Nota Fiscal de Serviço | 5 anos |
| Fatura de Serviço | 5 anos |
| Livro de Registro de Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFs) | 5 anos |
| Documentos em Geral | 5 anos |
| Pagamento de ISS | 5 anos |
| Documentos Estaduais | |
| ICMS | 5 anos |
| Despacho de Transporte | 5 anos |
| Cupom Fiscal Emitido por ECF | 5 anos |
| Manifesto de Carga | 5 anos |
| Nota Fiscal de Serviços de Transporte | 5 anos |
| Nota Fiscal de Venda ao Consumidor | 5 anos |
| Livro de Registro de Inventário | 5 anos |
| Livro de Registros de Apuração de IPI | 5 anos |
| Nota Fiscal Modelo 1 ou 1-A | 5 anos |
| Livro de Registro de Entradas e Saídas | 5 anos |
| Documentos federais | |
| Termo de Rescisão de CT | 2 anos |
| Pedido de Demissão | 2 anos |
| Aviso Prévio | 2 anos |
| Livro de Atas (CIPA) | 5 anos |
| Livros de Escrituração Fiscal/Comercial | 5 anos |
| Controles de Ponto | 5 anos |
| DIRPF | 5 anos |
| PIS/COFINS | 5 anos |
| Folha de Pagamento | 10 anos |
| Recibos de pagamento de 13º | 10 anos |
| Guia de Previdência Social | 10 anos |
| Guia de Recolhimento do FGTS | 30 anos |
| Contrato de Trabalho | Indeterminado |
| Livro ou ficha de colaborador | Indeterminado |