Comprovantes de contas pagas devem ser guardados por quanto tempo?

Em tempos de tecnologia cada vez mais avançada quando o assunto é operações financeiras, ter um comprovante físico de pagamento de alguma conta é cada vez mais raro. Isso porque, os próprios boletos estão sendo gerados e pagos digitalmente com mais frequência.

Diante dessa situação, surge a dúvida: por quanto tempo esses comprovantes devem ser guardados agora, em versão digital?

O pesquisador de serviços financeiros do Instituto Brasileiro de Defesa do Consumidor (Idec), Fábio Pasin, explica que o comprovante de pagamento é uma garantia para o consumidor.

“O comprovante é uma segurança para que o consumidor não tenha que pagar uma conta em duplicidade, ele tem uma prova de quitação do débito”, diz.

Bruna Allemann, do Acordo Certo, afirma que não há uma lei específica quanto aos comprovantes de contas pagas, entretanto, há recomendações dos órgãos de defesa do consumidor para que os consumidores possam saber seus direitos. Há também uma lei federal que prevê um documento único certificando os pagamentos.

“Existe uma Lei federal de 2007 que obriga os contratos de água, energia elétrica, gás, serviços de telecomunicações e cartões de créditos a fornecer e enviar a declaração anual de quitação de débitos que substitui os 12 comprovantes do ano anterior. Ele tem que ser enviado ao consumidor até o mês de maio do ano seguinte.”

A  coordenadora do Procon-SP, Renata Reis, explica o que deve ser feito caso o consumidor não receba esse documento.

“Ele pode solicitar aos canais de atendimento do prestador e, se não receber, ele pode reclamar nos órgãos de defesa do consumidor.”

Essa declaração anual de quitação também precisa ser guardada durante um período. “O documento deve ser guardado por cinco anos, porque após esse período, a prestadora de serviços ou vendedora não tem meio judicial de questionar contas em aberto”, diz Bruna.

Quais comprovantes de pagamento devem ser guardados?

Apesar de não haver uma legislação específica sobre o prazo para guardar os comprovantes de pagamento, as entidades de defesa dos direitos do consumidor orientam que os seguintes comprovantes devem ser preservados por cinco anos:

• Água
• Energia
• Gás
• Telecomunicações
• Tributos – como IPTU, IPVA e Imposto de renda
• Mensalidade escolar
• Consórcio
• Plano de Saúde
• Cartões de crédito

“Aluguéis é bom o consumidor guardar por todo período que ele esteve no imóvel, e, após sua saída, guardar por três anos, porque é prazo em que o locatário pode cobrar um débito”, diz Flávio.

Já a Federação Brasileira de Bancos – Febraban informou que conforme normativos estabelecidos pelo Banco Central (BC), os bancos são obrigados a manter e conservar os registros relativos aos seus clientes (dados cadastrais, informações sobre operações ou serviços financeiros prestados) pelo prazo de cinco anos.

As notas fiscais de produtos devem ser guardadas conforme a garantia que ele tem. Para bens duráveis, como eletrodomésticos, Fábio recomenda que além de prestar atenção na garantia, é interessante guardar pensando em outro fator .

“O mais indicado é que ele guarde de acordo com o período de vida útil do produto.”

Esses prazos valem tanto para os comprovantes físicos como os digitais. “O consumidor pode inclusive digitalizar esses comprovantes por foto mesmo. Por conta do Pix, ele pode criar uma chave com um e-mail que sirva só para receber os comprovantes via Pix e isso pode facilitar o controle”, explica.

Para Renata, o meio para guardar o comprovante não interfere, desde que nele conste as informações de que o produto ou serviço foi pago. “Qualquer meio que comprove o pagamento, serve. No aplicativo do banco, desde que tenha o nome do fornecedor com a data, já garante a comprovação.”