Se você é empresário, com certeza precisa saber o que é um cartão corporativo. Isso porque saber do que se trata, para quem é destinado e como utilizá-lo é primordial para não incorrer em gastos desnecessários e até não permitidos.
Primeiro, é preciso entender que o cartão corporativo é destinado, como o próprio nome já fala, a empresas. Isso inclui tanto os sócios-proprietários como colaboradores de confiança, especialmente aqueles com funções vinculadas a compras.
O cartão corporativo é usado tanto na administração privada quanto na pública. Sendo assim, vamos te ajudar a tirar dúvidas e saber usá-lo de maneira correta.
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Índice
O que é um cartão corporativo?
Em suma, ele é um cartão de crédito ou débito destinado para gastos exclusivos de uma empresa privada ou órgão público. Isso significa que tudo creditado ou debitado por meio dele deve ser destinado à organização.
Então quem pode usar o cartão corporativo? Nas empresas privadas, isso depende da política interna, mas normalmente ele é endereçado aos sócios e funcionários com cargos que demandam compras ou gastos funcionais.
Já na administração pública, ele costuma ser contratado no nome do gestor (como um secretário de estado, por exemplo), diretores ou superintendentes cujo cargo exija compras ou contratações.
Os titulares podem usar esse cartão para compras de insumos e produtos, bem como viagens a trabalho. Ele facilita a gestão financeira de forma considerável e, por isso, é importante saber o que é um cartão corporativo e também como pode contratá-lo.
Para que serve o cartão corporativo?
O cartão corporativo, de forma geral, facilita os gastos da empresa ou organização. Os titulares podem usá-lo para as seguintes finalidades:
- Pagamento de serviços terceirizados;
- Reposição de estoque;
- Compras de insumos e produtos;
- Viagens corporativas (diárias de hospedagem, despesas com alimentação e transporte);
- Compra de materiais de escritório e construção.
É importante ter em mente que seu uso deve ser responsável e estar de acordo com as despesas e gastos da empresa e controlado pela contabilidade para que ele cumpra sua função.
Sempre que houver dúvidas, entre em contato com o seu escritório de contabilidade para que os contadores possam instruí-lo sobre o uso correto desse cartão.
Quais são as vantagens do cartão corporativo?
Saber apenas o que é um cartão corporativo, sem conhecer suas vantagens, de nada adianta. Por isso vamos entrar nesse tópico tão importante.
Afinal, se não houver algum ponto positivo, para que ter um em sua empresa, não é mesmo? Mas há vantagens sim e vamos falar um pouco sobre elas.
A primeira é a facilidade para conferir os gastos, pois substitui notas fiscais e comprovantes que, inclusive, podem se perder. As despesas são todas lançadas em uma só fatura. Além disso, centraliza as compras, o que facilita a conciliação contábil, o planejamento e o controle financeiro.
Ademais, os próprios gastos durante viagens a trabalho são facilitados, uma vez que dispensa notas e comprovantes.
No caso das empresas públicas, ele agiliza a compra de materiais urgentes, desde que respeitando as leis de responsabilidade. Isso porque o cartão permite gastos específicos e, também, um limite para cada um.
Como funciona o cartão corporativo?
O cartão corporativo, assim como qualquer outro, tem anuidade, limite e contrato para modalidade nacional ou internacional.
Sua diferença para o cartão empresarial é ser destinado a organizações de faturamento maior, o que permite:
- Mais prazo para pagar a fatura;
- Planos especiais de benefícios;
- Isenção de redução de taxas.
Conheça os tipos de cartões corporativos
Depois de entender melhor o que é um cartão corporativo, vamos ver quais são os tipos disponíveis para que você possa fazer a melhor escolha para sua empresa.
Veja como funciona cada um e qual pode ser mais vantajoso para suas necessidades.
Cartão corporativo pré-pago (débito)
Funciona como um cartão de débito para pessoa física. Na opção pré-paga, a empresa faz uma espécie de recarga, delimitando os gastos por colaborador.
É indicado, por exemplo, para despesas fixas, o que permite maior personalização.
Cartão corporativo pós-pago (crédito)
Já o cartão pós-pago, ou crédito, também tem limite de gastos, porém, a fatura é paga após o vencimento.
Ainda que a empresa também possa determinar o que pode ou não ser gasto, exige auditoria quando a fatura chegar para averiguar se tudo segue as regras estabelecidas.
Como contratar um cartão corporativo?
O cartão corporativo pode ser contratado por empresas de qualquer tamanho, ou seja, de pequeno, médio e grande porte. Para isso, é necessário ter a conta jurídica, pois ele só é feito pelo CNPJ.
Além disso, é necessário que a conta seja aberta em uma instituição que ofereça o cartão corporativo e não o empresarial.
Antes de fazer a contratação, converse com o seu contador de confiança e receba uma orientação profissional sobre o seu uso, regras e limites. Isso vai lhe ajudar a estabelecer um padrão de uso e evitar dores de cabeça no futuro.
A partir daí, é interessante também saber como controlar seu uso. Por exemplo:
- Contratar uma plataforma para gestão de reembolso das despesas;
- Estabelecer limites de gastos;
- Não permitir saques com o cartão corporativo;
- Criar políticas internas que estabeleçam os gastos com ele;
- Definir titulares para o cartão;
- Fiscalizar seu uso mediante o comprovante das necessidades de cada um.
Agora que você sabe o que é um cartão corporativo, pode avaliar se a ferramenta vale ou não para sua empresa. Se for um gestor público, conheça as leis que regulam o uso no seu município ou estado.
E se precisar de ajuda para administrar o seu negócio, conte com os trabalhos do nosso escritório de contabilidade. Vamos cuidar de toda a parte burocrática da sua empresa, isso lhe permitirá focar em outras atividades essenciais!
