Na sua empresa, os funcionários iniciam e não terminam as atividades? Seus colaboradores se perdem no meio do processo? Existe atraso na entrega de tarefas? Se você respondeu sim a alguma dessas perguntas, com certeza significa que seu negócio necessita de novos processos e rotinas.
Esses conceitos são responsáveis por manter a harmonia entre os funcionários e garantir a boa entrega de produtos e serviços. Dessa forma, uma das maiores questões tanto de quem está iniciando no mercado quanto de quem já atua há um tempo é: como organizar a empresa e ter mais resultados?
Segundo o Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), cerca de 70% das empresas interrompem as suas atividades antes de completar 10 anos de mercado. Mas afinal, qual seria a raiz desse problema?
Alguns empreendedores entram no mercado sem saber o básico sobre gestão e sobre como organizar uma empresa e, quando os problemas surgem, não conseguem arrumar a casa e acabam fechando as portas.
Pensando nisso, a Aspecto Contabilidade trouxe este artigo para te ajudar a organizar a sua empresa e ter sucesso no seu mercado.
Caso você ainda não saiba, a Aspecto Contabilidade está localizada na cidade de São Paulo e conta com um time experiente que irá te auxiliar na estruturação do seu negócio.
Acreditamos que uma empresa bem organizada se torna mais efetiva, competitiva e segura.
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Índice
Áreas essenciais de uma empresa
Antes de começar a pensar sobre como organizar a empresa, é fundamental que você compreenda bem o seu funcionamento e áreas essenciais de um negócio.
Basicamente, as áreas essenciais de uma empresa são:
- Administrativa: que é voltada para atividades diárias e burocráticas, como por exemplo, controles financeiros, fluxo de caixa, pagamentos, recebimentos, dentre outras atividades;
- Recursos Humanos: que é voltado para as contratações, demissões, treinamentos, férias, advertências e outros;
- Comercial: que está relacionado com o atendimento ao cliente, orçamentos, cadastro de fornecedores, controle de estoques e pós-venda;
- Operacional: que cuida da execução dos serviços, linhas de produção e gerenciamento de processos.
A partir dessas áreas, todas as outras ações da empresa são organizadas e definidas, a fim de atender o cliente da melhor forma possível e satisfazer as suas necessidades.
Entretanto, para responder a dúvida sobre como organizar a empresa, é fundamental ter uma visão estratégica e da empresa como um todo, para identificar onde estão os problemas e resolver na origem deles.
Passo a passo para organizar a empresa
Lembre-se que para organizar sua empresa é importante compreender que não existe uma receita pronta ou uma fórmula mágica, mas é possível melhorar os seus processos em cada área.
A seguir, trouxemos alguns passos de como organizar a empresa e ter mais produtividade e agilidade em suas atividades.
Comunicação é essencial para as coisas fluírem
Um dos primeiros pontos que devem ser pensados ao organizar sua empresa é a comunicação, pois ela é a base de tudo, sejam orientações e até mesmo a melhoria dos processos.
Por isso, quanto mais direta, clara e assertiva for a sua comunicação com os seus colaboradores e clientes, melhor irá entender sobre onde você deve ajustar a sua empresa.
Assim, converse com os seus colaboradores, explique sobre as atividades, responsabilidades, funções e importância de cada um dentro da organização.
Mas, claro, tudo isso tem que ser feito de forma espontânea e não para coagir ou pressionar os seus colaboradores a trabalharem na pressão.
Tenha objetivos e metas bem definidos
A segunda dica de como organizar a empresa está relacionada aos objetivos e metas organizacionais, pois todas as ações são direcionadas para o alcance deles.
Dessa forma, quanto mais alinhado for o seu planejamento empresarial, mais clara será a visão do que deve ser feito, onde você deseja chegar e em quanto tempo determinou para conquistar o objetivo.
Vale lembrar que os objetivos e metas devem ser realistas e estar de acordo com a sua visão e valores, para que as ações ocorram da maneira correta.
Defina os papéis de cada colaborador
Outro detalhe que faz toda a diferença em como organizar a empresa são os papéis de cada colaborador nas rotinas diárias.
Para que os processos sigam bem, é necessário que cada um entenda a sua importância para a organização e saiba o que fazer no dia a dia para ter um norte de como trabalhar.
Por isso, quanto mais claro forem essas atribuições, melhores serão os resultados e o desempenho da sua empresa, já que cada pessoa conhece a sua função e seus limites dentro da organização.
Defina os seus processos
Um dos pontos mais importantes de como organizar a empresa são os processos internos e como eles são estruturados.
Conceitualmente, os processos são a base de todas as atividades de uma empresa, pois é por meio deles que as ações são executadas, gerando assim os resultados.
Para ter uma empresa organizada, é necessário ter em mente quais são os seus processos atuais, como eles influenciam no resultado final e quais os impactos de um cada na satisfação do cliente.
Sendo assim, se os seus processos estão desorganizados, você deve defini-los novamente, considerando as necessidades do cliente e delineando as responsabilidades de cada colaborador.
A tecnologia pode te ajudar a organizar os processos e melhorá-los continuamente, e tem crescido o número de empresas que adotam sistemas de gestão de negócio a fim de automatizar os trabalhos e reduzir custos com retrabalho.
Contudo, é importante lembrar que as mudanças devem ser acompanhadas, para verificar se o que foi planejado está sendo executado da maneira correta, trazendo assim os resultados desejados.
Além disso, as diversas formas de como organizar a empresa devem ser pensadas e adaptadas de acordo com as suas necessidades, pois cada organização é única em suas características, climas, objetivos e perspectivas.
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Se depois de ler aqui as informações sobre como organizar a empresa, você ficou com alguma dúvida, conte com a nossa ajuda. Entre em contato agora!
