Como trocar de contador? Passo a passo para migrar sua contabilidade

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Algumas mudanças na empresa são impulsionadas pelo seu crescimento. Se você atende o público e a demanda cresce, talvez seja interessante mudar para um endereço maior. Se o faturamento sobe, pode ser interessante contratar um escritório de contabilidade experiente para ajudá-lo em diversos temas.

Uma dúvida frequente neste momento é sobre como trocar de contador. Aliás, muita gente ainda fica na incerteza se, de fato, é possível migrar sua contabilidade. A possibilidade existe, desde que alguns passos sejam seguidos de forma correta.

A gestão da empresa tem o direito, garantido pelo Código de Defesa do Consumidor, de trocar o profissional responsável pelas finanças sempre que julgar necessário.

Contudo, alguns passos devem ser seguidos para trocar de contador. Um deles é a revisão do contrato e, também, formalizar a mudança. A partir daí, há um prazo concedido ao profissional para organização dos documentos. Entenda melhor o assunto!

Leia também: Quais são as funções da contabilidade?

Posso trocar de contador?

Antes de mais nada, é preciso saber que o empreendedor ou empreendedora têm o direito de fazer isso. Trata-se de um serviço indispensável para a empresa e, caso a gestão não esteja satisfeita, tem a possibilidade de migrar para outro profissional.

O direito de escolher o escritório responsável pelos cuidados com a empresa é garantido pelo Código de Defesa do Consumidor.

Porém, para que compreenda como trocar de contador, alguns detalhes precisam ser priorizados e eles começam antes da formalização do contrato de serviços, como veremos adiante.

Quando devo trocar de contador?

De modo geral, você pode fazer essa troca quando a pessoa ou escritório de contabilidade contratado não corresponder às suas expectativas.

Ademais, é preciso verificar se as obrigações legais, trabalhistas e tributárias do negócio estão em dia. Também são motivos para migrar a contabilidade da empresa:

  • Prazos não cumpridos;
  • Difícil de contato ou comunicação;
  • Atendimento insatisfatório;
  • Ferramentas obsoletas;
  • Não acompanhar as atualizações legais pertinentes ao negócio.

Ou seja, há razões de sobra para trocar de contador, mesmo porque o serviço mal realizado traz consequências graves para a empresa.

Veja como trocar de contador

Primeiramente, é preciso formalizar todo o processo de distrato, além de respeitar o acordo original até seu fim.

Entretanto, o processo é um procedimento simples, mas cujas etapas devem ser seguidas para evitar problemas futuros. Leia as dicas abaixo com atenção!

Consulte o contrato

Inicialmente, a primeira coisa que se deve saber ao ver como trocar de contador é que você precisa consultar o contrato de serviços atual para conferir se há cláusulas relativas à rescisão. Nisso, está, por exemplo, a obrigatoriedade de apresentar um aviso prévio ou multas.

Esta etapa é importante para evitar problemas futuros, especialmente se houver serviços pendentes.

Finalize os serviços antes do distrato

Falando nas pendências, é de suma importância verificar se há processos em andamento antes de encerrar o contrato. Isso inclui parcelamentos de débitos, por exemplo. Logo, uma dica é fazer uma varredura nos documentos no prazo de até cinco anos.

Neles, pontue situações pendentes ou erros que, porventura, prejudiquem a empresa. Bom lembrar, inclusive, que mesmo após o distrato, erros da época do antigo contador ainda são da responsabilidade deste profissional.

Comunique o profissional formalmente

Seu contrato não foi firmado boca a boca, certo? Logo, o distrato também não o será! Se você quer aprender como trocar de contador, isso indica que a decisão está perto de ser tomada. Desta forma, formalize a rescisão por e-mail ou carta registrada. Neste aviso, é preciso colocar:

  • A solicitação de encerramento do contrato;
  • Prazo final, com recomendação de 30 dias após o pedido;
  • Solicitação da documentação da empresa, bem como senhas de acesso;
  • Relatório da situação da empresa, incluindo pendências e enquadramentos fiscais.

Em suma, é preciso redigir a carta de cancelamento com o contador para dar maior segurança a você e ao profissional. O ideal é que a data de encerramento coincida com o final do mês, de tal forma que o novo profissional já comece seus serviços.

Respeite o prazo do contador

Sabe por que recomendamos o prazo de 30 dias para encerrar o contrato ao trocar de contador? Porque é esse o tempo que o profissional tem para organizar a documentação da empresa.

Isso inclui tanto os documentos fiscais, quanto cadastrais e de departamento pessoal. E é preciso respeitar esse prazo até para preservar a regularização da empresa.

Não se esqueça do termo de transferência de responsabilidade técnica

O documento é importante para formalizar a troca de escritório contábil responsável pela empresa. Importante ressaltar que não é exigido o contato entre as duas partes.

Ao mesmo tempo, o novo escritório deve preencher um Contrato de Prestação de Serviços Contábeis para registrar a responsabilidade perante a empresa.

Contrate o novo contador

Antes mesmo de mudar o contador, é preciso buscar um novo profissional. Ainda que seja preciso formalizar o encerramento para, só então, contratar um novo, é indispensável que o intervalo entre os dois serviços seja curto.

Deste modo, avalie suas necessidades e demandas, bem como o perfil da empresa para que a próxima contratação seja melhor sucedida.

Agora que você sabe como trocar de contador, busque um escritório de confiança para migrar a contabilidade da sua empresa. O serviço é essencial para manter os negócios na legalidade, bem como viabilizar seus lucros.

Este é um tema complexo em sua empresa? Conte com uma consultoria da Aspecto Contabilidade. Nossa equipe conta com experientes profissionais da área e vamos ajudá-lo nesta missão.

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