É difícil imaginar uma empresa que não se preocupe com as contas. Afinal, são elas que garantem o acesso a serviços, produtos e que o negócio possa continuar operando.
Mesmo as que não são muito organizadas financeiramente, conseguem ter uma ideia se o dinheiro que possuem é suficiente. Nessas horas começam os cálculos, a necessidade de cortar gastos, aumentar o lucro e assim conseguir fechar o mês no azul. Isso reforça a necessidade de entender o que são despesas variáveis, tão importantes quanto as fixas.
Quando se trata de despesa, nem sempre é tudo igual. Existem diferenças e formas de lidar com elas e é sobre isso que falaremos neste artigo elaborado pela redação da Aspecto Contabilidade. Leia com atenção!
Índice
Entenda o que são despesas variáveis
O nome já dá um bom indicativo do que elas são. Trata-se de contas que não são fixas, ou seja, variam. Esses custos não são iguais todos os meses. Eles até podem ser frequentes, mas o valor sofre variações.
Você pode pensar em uma série de situações que vão gerar despesas variáveis. Por exemplo, se um mês tiver um pedido extra, terá de comprar mais matéria-prima para a fabricação dos produtos ou contratar algum temporário.
Um outro exemplo pode ser uma data comemorativa. No Dia das Mães, algumas empresas presenteiam as funcionárias que possuem filhos com alguma lembrança. Isso pode acontecer em outras datas, sendo muito comum no final de ano. Este é um gasto que é variável.
No geral, as despesas variáveis estão muito relacionadas com a produção e venda. Quando essas possuem uma demanda maior, os custos aumentam.
Para que não fique mais em dúvidas sobre o que são despesas variáveis, veja algumas possibilidades:
- Combustível ou transporte;
- Operação logística extra para suprir demanda;
- Manutenções não programadas, por exemplo, de maquinário;
- Acidentes de produção;
- Comissão de venda;
- Impostos sobre as vendas.
Veja aqui: Entenda o que é capital de giro
Por que controlar as despesas?
Como esses custos variáveis podem oscilar muito, eles podem comprometer o orçamento de empresas e afetar a saúde dos negócios. Os que são essenciais, dificilmente serão evitados, mas mesmo assim podem ser controlados. Se não forem, se tornam vilões.
O bom planejamento ajuda no controle, entretanto, é preciso ter uma previsão para quando ocorre aumento da demanda. Afinal, aquilo que não é medido não pode ser administrado.
Se as despesas variáveis não estiverem controladas, elas podem afetar as fixas e gerar endividamento. Fique atento!
Como controlar as despesas variáveis da sua empresa?
Após entender o que são despesas variáveis e os riscos que elas podem representar para o seu negócio, surge então o próximo passo: como controlá-las? Existem algumas medidas a serem adotadas que ajudam nesse objetivo.
Conheça quais são as despesas variáveis
É importante saber onde e quanto dinheiro está sendo gasto mensalmente. Conhecer todas as despesas variáveis do seu negócio é o primeiro passo para entender essa relação.
Elas devem estar disponíveis para o setor financeiro e, preferencialmente, em um sistema automatizado e integrado. Assim que for computada, a nova conta pode ser rapidamente detectada e entrar no controle.
Crie metas
Se você já conhece as despesas variáveis, fica muito mais fácil criar metas de redução ou mesmo de estabilização. Por exemplo, se hoje elas consomem 40% do orçamento, planeje para que daqui a 3 meses elas sejam reduzidas para 30%.
Nesse caso, pode ser necessário rever a forma atual de trabalho e outros aspectos. Investir em tecnologias mais modernas e repensar os processos operacionais costuma ajudar bastante. No planejamento anual, podem ser definidos indicadores para diferentes situações, inclusive, para quando há aumento da demanda.
Torne as despesas variáveis e fixas
Você pode transformar algumas despesas variáveis, assim saberá exatamente quanto gastará por semana. Por exemplo, para que a empresa não precise parar a produção por problemas no maquinário, reduza o intervalo de reparo preventivo. Esse pode acontecer com menor periodicidade e ser fixo.
Quando os valores não variam, fica muito mais fácil de se organizar e não ter gastos extras.
Procure por parcerias
Se usar a logística terceirizada, tente fechar uma parceria com uma ou duas empresas. Elas estarão cientes de que em algum momento pode haver um aumento da demanda e estarão preparadas para atender.
No contrato já estabeleça os valores máximos que serão aplicados pelo serviço extra. Isso garante um melhor planejamento e que não tenha cobranças abusivas por ser algo excepcional ou de urgência.
Sempre faça listas de compras
O setor de comprar precisa saber exatamente o que deve ser adquirido e a quantidade. Ele pode repetir os pedidos todos os meses se essa for a necessidade.
Caso contrário, cada setor precisa enviar com antecedência a lista de compras sem que haja sobras. Um estoque de emergência nem sempre é necessário, dependendo da atividade da empresa.
Mude os hábitos
A mudança de hábitos talvez seja o ponto que mais impactará na redução das despesas variáveis. Os colaboradores devem ser orientados a evitar o desperdício e a controlar melhor os gastos. Isso significa reduzir a perda produtiva, fazer uso inteligente dos recursos de trabalho e não se apropriar de objetos da empresa.
Quando todos colaboram, fica muito mais fácil reduzir as despesas variáveis e manter o orçamento sob controle. Pequenas economias fazem uma grande diferença.
Este tipo de despesa pode pesar no orçamento, por isso deve receber atenção especial em sua organização. Entretanto, ela não deve ser descontrolada. Conhecer quais são e impor limites ajuda a manter as finanças saudáveis.
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